Was wollen wir erreichen? Am Anfang steht die Frage nach dem Warum und Wozu jeder Veranstaltung. Daraus ergeben sich Anforderungen, Prioritäten und messbare Leistungsparameter (KPI). Oft hilft eine ehrliche Arbeitshypothese – in diesem Fall die Überzeugung: „Noch ne Tagung braucht kein Mensch.“ Aber vielleicht die Erfahrung, mit Menschen ganz einfach ins Gespräch zu kommen, denen man sonst nicht ohne weiteres begegnet – um dabei ungeahnte Verbindungen zu entdecken, die auch zu neuen Projekten führen können. Die Kunst der Formatentwicklung ist, Motive und Themen zu einer Dramaturgie zu verdichten, so dass sie aufeinander aufbauen. Der zweite Zugangspunkt heisst, Menschen in Bewegung zu bringen – und zwar ganz buchstäblich, ins gemeinsame Tun bei Breakout-Sessions, in den Austausch bei Masterclasses, und schließlich ins Spielen: denn auch die Pausen sind nie einfach nur Pausen, sondern Teil einer minutiösen Planung, in der sich scheinbar unverbundene Mosaiksteine zu einer größeren Erzählung zusammenfügen. Damit das gelingt, muss es gute Vorgespräche mit allen Impulsgeber:innen geben. Sie bringen wertvolle Erfahrungen mit, aber es bleibt unsere Aufgabe, diese Expertise in den richtigen Kontext zu stellen. Hier kommen auch Moderator:innen und Musiker ins Spiel: Sie haben die Aufgabe, Tempo und Timing aufrecht zu erhalten, die unerwarteten Fragen zu stellen und das Reiseziel nie aus den Augen zu verlieren – nichts schlimmer, als ein ätzender Talk ohne Richtung, dafür mit viel heißer Luft. Zur Vorbereitung gehört die Planung einer User-Journey. Wie erleben Teilnehmerinnen die Veranstaltung? Und zwar vom ersten Kontakt über die Anmeldung und das schrittweise Onboarding bis hin zur Veranstaltung selbst. Und nicht zuletzt die Frage: Wie lässt sich die Location am besten nutzen? Welche Musik ist die richtige? Und auch im Catering zeigen sich nicht nur Gastgeber-Qualitäten, sondern liegen Chancen für die Kommunikation.